Сколько необходимо хранить квитанции об оплате коммунальных услуг

Каждый месяц управляющая компания, ТСЖ, ресурсоснабжающая организация выставляет счет на оплату. За ЖКХ платежи являются обязательными, оплачивать их собственник, владелец недвижимости обязан согласно статье 155 ЖК РФ[1] до 10 числа следующего месяца. А сколько необходимо хранить квитанции об оплате коммунальных услуг?

Способы оплаты

Потребитель вправе оплатить счета удобным для себя способом:

• наличными в кассу;
• банку наличными по квитанции, безналичными со счета – карточного, лицевого;
• используя онлайн сервисы, платежные системы.

Независимо от способа внесения есть общие рекомендации:

1. Удостовериться, что реквизиты плательщика, получателя указаны, верно (обратить особое внимание на номер лицевого счета плательщика, его фамилию, имя, отчество, адрес).
2. Проверить внесенную/перечисленную сумму.
3. Получить удостоверяющий документ о платеже – чек, квитанцию, электронный чек.

В случае его отсутствия – удостовериться, что деньги за потребленный ресурс поставщику поступили (в счет включаются строки о долге на начало периода и внесенные суммы, после чего отражается итоговая сумма к оплате с учетом платежей).

Срок хранения

Сколько времени хранятся бумаги о платеже, зависит от статуса плательщика – предприятие это или гражданин.

Для юридических лиц

Разработаны методические рекомендации для организаций, основанные на требованиях закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»[2]. Они указывают — хранение документов, касающихся расчетов с поставщиками, осуществляется в течение 5 лет.

Обуславливается тем, что ИФНС, другие контролирующие организации могут проверять документы за три предыдущих года, при необходимости – больше (например, если проверка началась раньше, и сроки были продлены), причем проверять могут обе стороны – плательщика, управляющую компанию, сверять их данные в рамках встречных проверок. Но это касается компаний.

Для физических лиц

Закона, обязывающего граждан сохранять чеки, прочие бумаги об оплате, в течение определенного количества лет, нет. Нормативных требований к гражданам по срокам хранения также нет.

Для взыскания долгов управляющими компаниями, ТСЖ, ресурсоснабжающими организациями применяется общий срок исковой давности – 3 года со дня неисполнения обязанности по уплате причитающихся сумм ( ст. 196, 200 ГК[3]). Конечно, лишние бумаги создают определенные неудобства, однако лучше их все же хранить.

Причины для хранения

Со временем меняются управляющие компании, создаются и распадаются ТСЖ, а передаются остатки от одной к другой организации не всегда корректно. Доказать, что долга нет, все оплачено помогут подтверждающие документы. Иногда системой самой организации платежи разносятся неверно по плательщикам – суммы теряются. Возможны сбои в программном обеспечении. Ошибки не исключены при перечислении средств банками.

В случае споров доказательствами внесения средств потребителями на счет управляющей компании служат платежные документы. Для судебного разбирательства важен факт оплаты – по закону потребитель обязан доказать оплату, а без соответствующего документа оправдаться не получится.

Как оптимизировать

Для тех, кто предпочитает уменьшить объем хранения, можно посоветовать применять современные методы – например, сохранять электронные копии квитанций и чеков. Получить информацию можно через историю платежей в банке, если деньги перечислялись через счет или с помощью карты.

Кстати, часто чеки и квитанции банкоматов выцветают, иногда за очень короткий срок – поэтому, если храните бумажный документ, рекомендуется делать с оригинала документа ксерокопию.

Есть более надежный способ – регулярно проводить сверку платежей и начисленных сумм с управляющей, ресурсоснабжающей организацией, по итогам которой обязательно получить оформленный по всем правилам акт сверки. Подписать такой документ должен уполномоченный представитель (лучше, если это сделает руководитель, так как от представителя потребуется еще и доверенность на соответствующие полномочия).

После полной оплаты и завершения всех проверок – взять справку об отсутствии задолженности на определенную дату. Такая справка тоже выступает доказательством при судебном разбирательстве.

Пока на законодательном уровне не установлен период, в течение которого потребители обязаны сохранять все квитанции об оплате коммунальных услуг, каждый решает сам, как и сколько хранить платежные документы.